¿Cómo debería funcionar la Agenda en una Institución Digitalizada?

La Agenda y Configuración de turnos, junto con otros procesos clínicos como facturación, se debería integrar con la Historia Clínica Electrónica, para hacer la programación de turnos sencilla y eficiente.

Agenda

En la Agenda, el administrador debería ver la agenda de cada profesional, con diferentes modelos: los turnos más próximos, del día o para la semana completa. Además, contar con un panel de control para gestionar de manera más eficiente las agendas: por ejemplo, ingresar y ver los pacientes que están en la sala de espera o en atención, visualizar rápidamente los pacientes que se deberían recepcionar en los próximos 30 minutos, buscar un paciente o reserva en las agendas de los profesionales y más.

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¿Cómo programar un nuevo turno?

En instituciones con más de 10 profesionales, las complejidades aumentan a la hora de otorgar un nuevo turno. Las diferentes disponibilidades y restricciones se deben agrupar para que el otorgamiento sea sencillo y ayude a una gestión eficiente de las agendas de todos los profesionales en la institución.

Estas son algunas de las restricciones comunes que se encuentran a la hora de visualizar los turnos disponibles:

• Qué profesional tomará el turno.
• Qué tipo de práctica se realizará.
• En qué servicio se atenderá.
• En qué locación o centro médico (en caso de que la institución tenga más de un centro).
• Cuál será el pagador del turno (obra social, prepaga o particular).
• Preferencias de horario

Estas restricciones deberían ayudar a acotar la búsqueda de los turnos disponibles para darle al paciente el mejor disponible.

Convenientemente, se deberá conectar la aplicación de agenda con la aplicación de facturación. De esta manera, se puede ver cuál es el monto que deberá abonar el paciente, si el paciente necesita la autorización de una obra social o prepaga para realizar la práctica o las indicaciones necesarias para realizar esa práctica. De esta manera, el personal administrativo podría contar con toda la información disponible para otorgarle un mejor servicio al paciente.

Una funcionalidad importante para la gestión de agendas es monitorear la cantidad de tiempo que un paciente pasa esperando y la cantidad de tiempo que un paciente pasa en atención. Las plataformas suelen trabajar con reportes que lleven un registro de la cantidad de turnos por mes, los tipos de turnos, las prestaciones más frecuentes y la demografía de los pacientes. Así, se brindará información relevante a la institución médica para aprender sobre sus pacientes y sus procesos, y lograr una atención más eficiente y de mejor calidad.

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Para mejorar la tasa de ausencias, se recomienda que al momento de otorgar el turno, se envie un correo electrónico de confirmación al paciente con la información del turno. Luego, el paciente puede recibir recordatorio automático por correo electrónico o SMS antes del turno. También, se podría enviar un mensaje a través de Whatsapp para recordarle el turno o confirmar la asistencia (actualmente Whatsapp ofrece la posibilidad de enviarle un mensaje manualmente, todavía no existe la manera de automatizarlo como los SMS o los mails).

Al fin y al cabo, una buena gestión de las agendas se logra al integrar todos los procesos que se realizan dentro de la institución: administrativos de facturación, atenciones por profesionales y gestión general.

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