Las tareas administrativas representan una carga de trabajo muy pasada para los profesionales de la salud. Para reducir la carga, se pueden integrar los procesos para no duplicar la información y coordinar el trabajo realizado por los profesionales y el personal administrativo. De esta manera, los procesos clínicos que se realicen en la Historia Clínica Electrónica (HCE) ahorran tiempo y energía, eliminando el papeleo tedioso y simplificando las tareas diarias. Como resultado, los médicos pueden brindar una mejor atención a sus pacientes.
Dentro de estas tareas administrativas, el proceso más importante y complicado es la facturación. Sin embargo, con un sistema integral clínico el proceso de facturación es más fácil y eficiente, al estar vinculado con la Historia Clínica Electrónica y el sistema de turnos. De esta manera, la información que se complete en los turnos y al finalizar la atención estará automáticamente vinculada con el sistema, agilizando los procesos de facturación a los prestadores y las liquidaciones de honorarios de los profesionales. En 2013 en la Encuesta de Deloitte a médicos de los Estados Unidos, 74% seleccionó la “Facturación más rápida y precisa para los servicios” como beneficio de usar un sistema de Historia Clínica Electrónica.
La Configuración del Sistema de Facturación
Para la correcta configuración de un sistema de facturación para instituciones de salud, se deben comprender los diferentes elementos que actuarán en el sistema. Primero, los Productos ofrecidos por la institución médica, que hacen referencia a todos los conceptos facturables por la organización. Cada uno contará con su precio para una atención privada y, debido al hecho que los precios a menudo fluctúan, debería poder asignar a los productos variaciones programadas a lo largo del tiempo para aplicar automáticamente en el transcurso del año. De esta manera, si se espera que los precios aumenten el próximo mes, se podrá cargar el nuevo valor de antemano y al otorgar turnos para esas fechas, los productos contarán con el nuevo calor automáticamente...
En segunda parte, estarán los Financiadores de los conceptos facturables: las Prepagas y las Obra Sociales, con el detalle de los planes con los que trabaja la institución. Una vez establecidos los Productos y Financiadores, se pueden ingresar y llevar registro de los Convenios que tiene el centro médico con cada Prepaga o Obra Social. Los Convenios incluirían cuanto cuesta cada producto debajo de cada plan brindado por la Prepaga o la Obra Social correspondiente. Es más, se debería indicar la cantidad de un producto específico permitido por semana, mes o año y si un producto necesitaría autorización. De la misma manera que los productos, los convenios deberán contar con diferentes períodos de precios en función de lo que se negocie con los Financiadores.
Por último, el proceso administrativo se completa con la liquidación de honorarios a los profesionales, que deberá ser guiada por los Contratos. Estos especificarán qué Productos realiza el profesional y cuánto se les pagará por cada uno que realicen.
El Proceso de Pre-facturación
Luego de que los pacientes son atendidos, se generan diferentes consumos vinculados a esa atención. A partir de un sistema integral, este consumo mantendría registro del producto que realizó el profesional, el valor del mismo y el monto que cobra el profesional por la realización. Al generar esta información, se podría contar con una plataforma de revisión de todos los consumos, al igual que los honorarios. Estos consumos, luego se asociarán a una factura que será realizada al Financiador, sea una Prepaga, una Obra Social o un paciente en particular.
La información agrupada en el consumo permitirá trabajar en los diferentes documentos que soliciten los financiadores como documentación respaldatoria para el pago de una factura. La asociación de estos elementos da visibilidad sobre el estado de cada uno para la toma de decisiones. Por ejemplo, se podrían definir diferentes estados en las facturas, que luego se mostrarán en los consumos, para saber cuáles de los consumos han sido ya facturados, enviados o cobrados.
Pagos a los Profesionales
El proceso de liquidación a los profesionales será similar al proceso de pre-facturación asociando los honorarios con recibos. Al estar también vinculado a los consumos, se podría contar con la información del estado del consumo (sin facturar, enviado o cobrado) para tomar la decisión de generar la liquidación de los profesionales.
Una solución de estas características permite la organización eficiente de información con respecto a Convenios con los Financiadores, Contratos con los profesionales, Facturación y Honorarios para ser pagados, teniendo todos los datos necesarios para el control administrativo en un único lugar.
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